Man muss es zweifellos nicht so weit treiben wie die niederländische IT-Firma Decos, die jedwede Form von Papier selbst aus den Räumlichkeiten für das „große Geschäft“ verbannt hat und mittlerweile nicht einmal mehr Toilettenpapier in Verwendung hat.

Trotzdem täte etwas mehr an bewusstem Umgang mit Papier nicht nur der Umwelt gut – immerhin verbrauchte im Jahre 2012 dem Umweltbundesamt zufolge jeder Deutsche rund 244 Kilogramm Papier im Jahr -, sondern würde der Umstieg auf das papierlose Büro und den bürolosen Geschäftsbetrieb mittel- bis langfristig auch einen positiven Effekt auf die Effizienz der Arbeitsabläufe im Unternehmen bewirken. Dieser Gedanke steht auch hinter einer Reihe strategischer Ausarbeitungen, idealerweise im PDF-Format zur Verfügung gestellt, die auch deutschen Unternehmen Wege hin zur papierlosen Sitzung im papierlosen Büro bahnen sollen.

Was für eine unaufhaltsame Entwicklung hin zum Abschied des Papiers aus den Büros spricht, sind vor allem Kosten- und Praktikabilitätserwägungen. Ordner aktualisieren sich nicht von selbst, sind sperrig, schlecht transportierbar und das Versenden von bedruckten Stücken verursacht Druck- und Portokosten und Aufwand für die Wartung und Bestückung von Druckern und Kopierern mit zum Teil sehr kostspieligen Patronen.

Für leistungsfähige PCs und Tablets und innerhalb der Cloud sind selbst hunderte Seiten lange Dokumente problemlos transportier- und abspeicherbar, sie können im Zug ebenso gelesen werden wie auf der Parkbank in der Mittagspause.

Papierlose Büros sind nicht umsonst zu haben

Allerdings ist es in der Praxis nicht immer einfach, der Idee des papierlosen Büros in der Praxis zum Durchbruch zu verhelfen. Neben der Beharrlichkeit lang gedienter Vorstandsmitglieder, die sich über Jahrzehnte hinweg mit Papier beholfen haben und wenig Neigung zeigen, auf ihre alten Tage noch große Änderungen mitzutragen, gibt es auch handfeste Bedenken mit Blick auf die Datensicherheit, aber auch mit Blick auf die Markierung und die Anfertigung von Notizen.

Auch hier ist es aber gerade die Technologie, die beim Überzeugen helfen kann. Mittels E-Readern lassen sich Notizen anfertigen, das Lesen wird erleichtert und man kann markieren und kommentieren.

Allerdings bleiben Probleme wie das Erfordernis, die stetige Aktualisierung der Systeme in Eigenregie zu bewerkstelligen, was 24/7-Support bedeutet, und dies teils mit hohem zeitlichem und auch finanziellem Aufwand zu vollziehen – der allerdings in Relation zu den Kosten des herkömmlichen Bürobetriebes gesetzt werden muss.

Verfügbarkeit und Datensicherheit als wichtigste Fragen

Wichtig für eine taugliche Alternative zum Papier-Büro ist es, Speziallösungen zu finden, die es Führungskräften ermöglicht, sowohl online als auch offline jederzeit auf ihre Dokumente zugreifen zu können und auch mittels Tablet, PC oder anderen Geräten sowie über einen Browser mittels einer App auf die verschlüsselten Elemente zugreifen zu können. Nutzer sollten die Möglichkeit haben, einzelne Passagen zu markieren, Notizen zu veröffentlichen oder diese privat halten zu können.

Vor allem wird es aber eine Herausforderung für die IT-Abteilung werden, die Daten und dabei vor allem die sensiblen unter ihnen wirksam mithilfe stetig up to date gehaltener Systeme vor Verlust und dem Zugriff Unberechtigter zu schützen.